Mengenal Ilmu Manajemen Proyek Rekayasa

✋Halo! Perkenalkan saya Kathrin Panjaitan, mahasiswi jurusan Manajemen Rekayasa, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Del. Tulisan ini dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Rekayasa (Engineering Project Management). 

Apa itu Proyek?

    Proyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik. Sifat sementara proyek menunjukkan bahwa proyek memiliki awal dan akhir yang pasti. Akhir tercapai ketika tujuan proyek telah tercapai atau ketika proyek dihentikan karena tujuannya tidak akan atau tidak dapat tercapai, atau ketika kebutuhan proyek tidak ada lagi. Sebuah proyek juga dapat dihentikan jika klien (pelanggan, sponsor, atau juara) ingin menghentikan proyek tersebut. Sementara bukan berarti durasi proyek pendek. Ini mengacu pada keterlibatan proyek dan umur panjangnya. Sifat sementara biasanya tidak berlaku untuk produk, layanan, atau hasil yang dibuat oleh proyek; sebagian besar proyek dilakukan untuk menciptakan hasil yang bertahan lama. Misalnya, proyek pembangunan monumen nasional akan memberikan hasil yang diharapkan dapat bertahan selama berabad-abad. Proyek juga dapat memiliki dampak sosial, ekonomi, dan lingkungan yang jauh lebih lama daripada proyek itu sendiri.

Sebuah proyek dapat membuat:

1. Produk yang dapat berupa komponen dari item lain, peningkatan item, atau item akhir itu sendiri;
2. Layanan atau kemampuan untuk melakukan layanan (misalnya, fungsi bisnis yang mendukung produksi atau distribusi);
3. Perbaikan pada lini produk atau layanan yang ada (misalnya, proyek Six Sigma yang dilakukan untuk mengurangi kerusakan); atau
4. Hasil, seperti hasil atau dokumen (misalnya, proyek penelitian yang mengembangkan pengetahuan yang dapat digunakan untuk menentukan apakah tren ada atau proses baru akan menguntungkan masyarakat).

Hubungan antara Portofolio, Program, dan Proyek

    Portofolio mengacu pada kumpulan proyek, program, sub-portofolio, dan operasi yang dikelola sebagai kelompok untuk mencapai tujuan strategis. Program dikelompokkan dalam portofolio dan terdiri dari subprogram, proyek, atau pekerjaan lain yang dikelola secara terkoordinasi untuk mendukung portofolio. Proyek individu yang berada di dalam atau di luar program masih dianggap sebagai bagian dari portofolio. Meskipun proyek atau program dalam portofolio mungkin tidak selalu saling bergantung atau terkait langsung, mereka terkait dengan rencana strategis organisasi melalui portofolio organisasi.

Apa itu Manajemen Proyek?

    Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Dari awal hingga akhir, setiap proyek membutuhkan rencana yang menguraikan bagaimana segala sesuatunya akan dimulai, bagaimana akan dibangun, dan bagaimana akan menyelesaikannya. Misalnya, dalam arsitektur, rencana dimulai dengan ide, berlanjut ke gambar, dan beralih ke penyusunan cetak biru, dengan ribuan potongan kecil datang bersama di antara setiap langkah. Arsitek hanyalah satu orang yang menyediakan satu bagian dari teka-teki. Manajer proyek menggabungkan semuanya.

Hubungan Antara Manajemen Portofolio, Manajemen Program, Manajemen Proyek, dan Manajemen Proyek Organisasi

    Portofolio, program, dan manajemen proyek diselaraskan dengan atau didorong oleh strategi organisasi. Sebaliknya, portofolio, program, dan manajemen proyek berbeda dalam cara masing-masing berkontribusi pada pencapaian tujuan strategis. Manajemen portofolio selaras dengan strategi organisasi dengan memilih program atau proyek yang tepat, memprioritaskan pekerjaan, dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan, sedangkan manajemen program menyelaraskan proyek dan komponen programnya dan mengontrol saling ketergantungan untuk mewujudkan manfaat yang ditentukan. Manajemen proyek mengembangkan dan menerapkan rencana untuk mencapai ruang lingkup tertentu yang didorong oleh tujuan program atau portofolio yang menjadi sasarannya dan, pada akhirnya, strategi organisasi. OPM memajukan kemampuan organisasi dengan menghubungkan proyek, program, dan prinsip dan praktik manajemen portofolio dengan pendukung organisasi (misalnya, praktik struktural, budaya, teknologi, dan sumber daya manusia) untuk mendukung tujuan strategis. Sebuah organisasi mengukur kemampuannya, kemudian merencanakan dan mengimplementasikan perbaikan menuju pencapaian sistematis dari praktik terbaik.

Proses Manajemen Proyek

    Proses adalah sekumpulan tindakan dan aktivitas yang saling terkait yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap proses dicirikan oleh masukannya, alat dan teknik yang dapat diterapkan, dan keluaran yang dihasilkan. Manajer proyek perlu mempertimbangkan aset proses organisasi dan faktor lingkungan perusahaan. Harus memperhitungkan untuk setiap proses. Aset proses organisasi memberikan pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses organisasi dengan kebutuhan khusus proyek. Faktor lingkungan perusahaan dapat membatasi pilihan manajemen proyek.

Agar proyek berhasil, tim proyek harus:

1. Pilih proses yang sesuai yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek;
2. Gunakan pendekatan yang ditentukan yang dapat diadaptasi untuk memenuhi persyaratan;
3. Membangun dan memelihara komunikasi dan keterlibatan yang tepat dengan pemangku kepentingan;
4. Mematuhi persyaratan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan; dan
5. Seimbangkan batasan lingkup, jadwal, anggaran, kualitas, sumber daya, dan risiko yang bersaing untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil tertentu.

Proses proyek dilakukan oleh tim proyek dengan interaksi pemangku kepentingan dan umumnya termasuk dalam salah satu dari dua kategori utama:

• Proses manajemen proyek. Proses ini memastikan aliran proyek yang efektif sepanjang siklus hidupnya. Proses ini mencakup alat dan teknik yang terlibat dalam menerapkan keterampilan dan kemampuan.
• Proses berorientasi produk. Proses ini menentukan dan membuat produk proyek. Proses berorientasi produk biasanya ditentukan oleh siklus hidup proyek dan bervariasi menurut area aplikasi serta fase siklus hidup produk. Ruang lingkup proyek tidak dapat ditentukan tanpa pemahaman dasar tentang cara membuat produk yang ditentukan. Misalnya, berbagai teknik dan alat konstruksi perlu dipertimbangkan saat menentukan kompleksitas rumah yang akan dibangun secara keseluruhan.

Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses dan aktivitas untuk mengidentifikasi, mendefinisikan, menggabungkan, menyatukan, dan mengoordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek. Dalam konteks manajemen proyek, integrasi mencakup karakteristik penyatuan, konsolidasi, komunikasi, dan tindakan integratif yang penting untuk mengendalikan pelaksanaan proyek melalui penyelesaian, berhasil mengelola harapan pemangku kepentingan, dan memenuhi persyaratan. Manajemen Integrasi Proyek termasuk membuat pilihan tentang alokasi sumber daya, membuat trade-off di antara tujuan dan alternatif yang bersaing, dan mengelola saling ketergantungan di antara area pengetahuan manajemen proyek.

Pengelolaan Ruang Lingkup Proyek

Manajemen Lingkup Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Mengelola ruang lingkup proyek terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek.

Manajemen Waktu Proyek

Manajemen Waktu Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek tepat waktu. Proses Manajemen Waktu Proyek dan alat serta tekniknya didokumentasikan dalam rencana manajemen jadwal. Rencana manajemen jadwal adalah rencana anak perusahaan dan terintegrasi dengan, rencana manajemen proyek melalui proses Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek, Rencana manajemen jadwal mengidentifikasi metode penjadwalan dan alat penjadwalan, dan menetapkan format, dan menetapkan kriteria untuk mengembangkan dan mengendalikan Jadwal proyek.

Manajemen Biaya Proyek

Manajemen Biaya Proyek mencakup proses yang terlibat dalam perencanaan, perkiraan, penganggaran, pembiayaan, pendanaan, pengelolaan, dan pengendalian biaya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam anggaran yang disetujui. Manajemen Biaya Proyek harus mempertimbangkan persyaratan pemangku kepentingan untuk mengelola biaya. Pemangku kepentingan yang berbeda akan mengukur biaya proyek dengan cara yang berbeda dan pada waktu yang berbeda. Manajemen Biaya Proyek terutama berkaitan dengan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Manajemen Biaya Proyek juga harus mempertimbangkan pengaruh keputusan proyek pada biaya berulang berikutnya dalam menggunakan, memelihara, dan mendukung produk, layanan, atau hasil proyek.

Manajemen Kualitas Proyek

Manajemen Kualitas Proyek mencakup proses dan kegiatan organisasi pelaksana yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Manajemen Kualitas Proyek menggunakan kebijakan dan prosedur untuk mengimplementasikan, dalam konteks proyek, sistem manajemen mutu organisasi dan, jika sesuai, mendukung aktivitas peningkatan proses berkelanjutan seperti yang dilakukan atas nama organisasi yang melakukan. Manajemen Kualitas Proyek bekerja untuk memastikan bahwa persyaratan proyek, termasuk persyaratan produk, dipenuhi dan divalidasi.

Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek mencakup proses yang mengatur, mengelola, dan memimpin tim proyek. Tim proyek terdiri dari orang-orang yang diberi peran dan tanggung jawab untuk menyelesaikan proyek. Anggota tim proyek mungkin memiliki keahlian yang bervariasi, dapat ditugaskan penuh atau paruh waktu, dan dapat ditambahkan atau dihapus dari tim saat proyek berlangsung. Anggota tim proyek juga dapat disebut sebagai staf proyek. Meskipun peran dan tanggung jawab khusus untuk anggota tim proyek ditetapkan, keterlibatan semua anggota tim dalam perencanaan proyek dan pengambilan keputusan bermanfaat. Partisipasi anggota tim selama perencanaan menambah keahlian mereka dalam proses dan memperkuat komitmen mereka pada proyek.

Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan, pengambilan, pengelolaan, pengendalian, pemantauan, dan disposisi akhir informasi proyek yang tepat waktu dan tepat. Manajer proyek menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dengan anggota tim dan pemangku kepentingan proyek lainnya, apakah mereka internal (di semua tingkat organisasi) atau eksternal organisasi. Komunikasi yang efektif menciptakan jembatan antara berbagai pemangku kepentingan yang mungkin memiliki latar belakang budaya dan organisasi yang berbeda, tingkat keahlian yang berbeda, serta perspektif dan kepentingan yang berbeda, yang berdampak atau memiliki pengaruh pada pelaksanaan atau hasil proyek.

Manajemen Risiko Proyek

Manajemen Risiko Proyek meliputi proses pelaksanaan perencanaan manajemen risiko, identifikasi, analisis, perencanaan respons, dan pengendalian risiko pada suatu proyek. Tujuan dari manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan kemungkinan dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi kemungkinan dan dampak peristiwa negatif dalam proyek. Risiko proyek adalah kejadian atau kondisi tidak pasti yang jika terjadi berdampak positif atau negatif pada satu atau lebih tujuan proyek seperti ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Suatu risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab dan jika terjadi itu mungkin memiliki satu atau lebih dampak. Penyebab dapat berupa persyaratan, asumsi, kendala atau kondisi yang diberikan atau potensial yang menciptakan kemungkinan hasil negatif atau positif.

Manajemen Pengadaan Proyek

Manajemen Pengadaan Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, layanan, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. Organisasi dapat berupa pembeli atau penjual produk, jasa, atau hasil dari suatu proyek. Manajemen Pengadaan Proyek mencakup manajemen kontrak dan proses pengendalian perubahan yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengelola kontrak atau pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh anggota tim proyek yang berwenang. Manajemen Pengadaan Proyek juga mencakup pengendalian kontrak apa pun yang dikeluarkan oleh organisasi luar (pembeli) yang memperoleh kiriman dari proyek dari organisasi yang melakukan (penjual), dan mengelola kewajiban kontrak yang ditempatkan pada tim proyek oleh kontrak.

Referensi:

Guide, A., 2001. Project management body of knowledge (pmbok ® guide). In Project Management Institute.